∴Em busca do Futuro∴

As empresas estão se esquecendo de sonhar. Preocupadas em sobreviver, projetam para o futuro os resultados e as estratégias passadas. Como se tudo se repetisse exatamente igual, mês após mês, ano após anos. Tudo o que conseguem, com isso, é continuar sobrevivendo.
Poucas inovam. Boa parte implementa melhorias, apenas. A maior parte delas é variação do mesmo tema. Tanto mais inadequado esse comportamento, quanto rápidas são as mudanças que vemos acontecer bem diante de nossos olhos.
É aí que entra o exercício do planejamento. Antes, porém, há de ser melhor compreendido.Planejar implica, antes de tudo, identificar um resultado final aceitável. Tratase, portanto, de um exercício em busca de resultados futuros. Talvez resida exatamente aí a relutância quanto a sua prática: afinal, que poder temos diante do futuro? Nenhum, se
partirmos do princípio de que um bom planejamento estará sempre errado, pois o futuro não se desenrola tal como prevemos. Este é um ponto de vista. Mas há outro. E bem distinto.
Temos, sim, imenso potencial de poder, quando nos conscientizamos de que estamos mais aptos a conquistar metas mentalizadas, antes de iniciar qualquer ação. Ou seja, a vitória começa em nossa mente. Na predisposição. Assim, a construção mental precede a elaboração
material. Essa talvez seja a principal função do planejamento. Sem essa construção mental, aliás, não pode haver nada senão um simples ajuste, momentâneo e oportunista, ao que ocorre lá na frente.
Planejar é mais uma atitude do que uma tarefa. É reconhecer a importância de pensar e sentir antes de fazer. Planejar é criar, primeiro na tela mental (imaginação), depois no papel (o plano), para só depois passar à prática (implementação). E isso é muito diferente dos
tradicionais orçamentos, projeções financeiras e planos de metas.

Planejamento sistêmico
Pensar de forma sistêmica é considerar o planejamento dotado de corpo, mente e alma. Essa analogia pretende servir como recurso didático para melhor compreender o exercício de planejar e preparar o futuro:
- A mente trata do futuro, das tendências (das informações e das suposições), das idéias e dos desejos. É o contexto a partir do qual as decisões são feitas.
- A alma cuida das relações entre as pessoas, do trabalho em equipe, das percepções e intuições dos envolvidos, do comprometimento e da criatividade. É de onde provêm a energia e a inspiração.
- O corpo é muito bem conhecido. Determina as etapas, os recursos, os prazos e os responsáveis.
Uma falha comum nos planejamentos está em considerar em demasia os aspectos do corpo, e desconsiderar, ou até negligenciar, os da mente e da alma.
Quando conseguimos estabelecer um equilíbrio entre corpo, mente e alma, os resultados são sempre promissores.

O lado Mente do planejamento
Ao contrário do que possa imaginar, comece sempre pelo final. O primeiro atributo de um planejamento bem sucedido é a capacidade de identificar um resultado desejável – em síntese, trata-se de antecipar, ou seja, traçar as linhas gerais de algo que vai acontecer à frente. É preciso criar uma imagem do resultado final ou esperado daquele trabalho ou projeto. É daí que surge a definição do objetivo e essa é a decisão crucial do planejamento.
É claro que o resultado final desejável está relacionado com a idéia que deu origem ao planejamento e com os desejos dos envolvidos, mas só isso não basta. E se ficar mesmo só nesse plano, tudo pode fracassar logo nas primeiras etapas da implementação. Para evitar esse risco, é preciso explorar o futuro, investigar os ambientes, avaliar as tendências, buscar informações e checar as suposições.
O que queremos dizer é que por tratar do futuro, a definição do objetivo sempre será uma espécie de aposta, desde que feita com ampla chance de sucesso.

As perguntas que levam aos objetivos são:
1. O que você está querendo alcançar com o planejamento?
2. A quem se destina o planejamento? Quem é o seu principal beneficiário? Quem é o cliente do planejamento?
3. Quais as suas necessidades, interesses e expectativas?

A hora de sonhar
Um bom planejador tem idéias, incentiva idéias, descobre idéias.
O líder planejador cria um ambiente no qual as idéias podem florescer. Atua de tal maneira que, mesmo quando haja necessidade de rejeitar algumas, as pessoas não percam o ânimo de apresentar outras. Ao contrário, sintam-se incentivadas a isso! Nunca se sabe de onde e
quando virá uma boa idéia. Sabe-se, no entanto, que elas são alimentadas pela curiosidade.
A tarefa fundamental do líder planejador é instigar a curiosidade sobre todas as coisas nas quais o grupo está interessado e - também - nas que à primeira vista não chamam a menor atenção de ninguém. Paradoxal? Nada!As idéias exigem imaginação, ou seja, a capacidade de
vislumbrar algo que ainda não existe. A intuição também conta. E muito! Aposte nela. A intuição não é uma dádiva dos céus, mas a
capacidade de reconhecer como importante usar rapidamente o que vem do inconsciente. Ou seja, de racionalização rápida. O processo ocorre quando a mente é saturada de informações, de modo que o cérebro começa a agrupá-las. A mente sistêmica é capaz de fazer associações e correlações inusitadas, com o propósito de resolver problemas e tomar decisões.

A Alma do planejamento
O planejamento é quase sempre elaborado por um conjunto de pessoas que trabalham juntas, mas só o fato de estarem agrupadas não garante que realmente atuem em conjunto e de forma colaborativa. As responsabilidades, bem como os níveis de comprometimento, nem
sempre são eqüitativos.

As seguintes questões deverão ser respondidas:
1. Quem participará do planejamento?
2. Quem liderará o processo?
3. Qual o papel de cada um na fase do planejamento e na fase da implementação?
4. Que atitudes e práticas deverão ser adotadas diante dos problemas?
O objetivo-chave possui uma função importante também na alma. Evita a dispersão, fazendo com que os envolvidos se mantenham no que interessa. Daí a importância de que seja concebido por toda a equipe, à luz do consenso, ou seja, todos devem estar convencidos de
sua validade. É bom, nesse momento, relembrar que equipe não é apenas um conjunto de pessoas que trabalham na busca de um objetivo comum. Uma equipe de verdade, digna desse honorável
nome, é composta por integrantes capazes de ter responsabilidades mútuas, conhecimentos complementares, informações compartilhadas. As pessoas devem saber e, principalmente, sentir que o melhor que podem dar para o plano são seus pensamentos e sentimentos.
Nunca é demais lembrar que o planejamento é um processo decisório e que toda decisão envolve componentes emocionais. É ingênuo acreditar que as decisões são apenas lógicas e racionais. Os sentimentos estão sempre presentes. Por mais que pareça óbvio, esse aspecto é
pouco considerado, falha que pode gerar outras, inviabilizando o resultado de melhor qualidade.
Por fim, vale ressaltar a importância do papel do líder: deve garantir a participação de todos, praticar o consenso, compartilhar os objetivos e definir o padrão de excelência dos trabalhos.

Enfim, o Corpo
Se todos estão de acordo com o objetivo-chave, o passo seguinte é definir as etapas. As perguntas a fazer são:
1. Qual é a lacuna entre onde estamos e onde queremos chegar?
2. Como saber se estamos na direção e na velocidade certas?
3. Como identificar nossos erros e acertos?
Objetivos e metas especificam os resultados pretendidos em cada etapa e estão relacionados ao objetivo-chave. Embora ambos se confundam, os objetivos são sempre qualitativos e genéricos e as metas são quantitativas e concretas.

Os indicadores de desempenho
Se o planejamento é formado por corpo, mente e alma, os indicadores de desempenho também devem seguir a mesma estrutura.
Os indicadores de mente avaliam a qualidade das ações e as perspectivas do objetivo-chave ser ou não atingido.
Os indicadores de alma avaliam o grau de comprometimento e de satisfação dos membros da equipe.
Os indicadores de corpo avaliam os resultados de cada etapa, os cumprimentos dos prazos e do orçamento.
O planejamento sempre deve permitir uma avaliação, caso contrário como saber se fomos bem ou mal sucedidos? Sem avaliação não existe a possibilidade de apresentar os resultados, tanto para equipe, quanto para os líderes, clientes, acionistas e a quem mais possa interessar.

Enfim...
Dois comentários finais. O primeiro está relacionado à velha desculpa do pouco tempo para realizar um bom planejamento. Não caia nessa armadilha. O tempo, recurso sempre escasso, será desperdiçado em dobro por conta das intermináveis correções de rotas e retrabalhos ocasionados justamente pela falta de planejamento.
O segundo comentário refere-se ao documento final: o plano. É claro que ele é importante, mas não tanto como o processo de planejar. É ele que cria envolvimento e aprendizado.
Ainda assim, escrever o plano é o que faz dele algo realmente significativo, a ser levado a sério. Estamos falando de compromisso, a palavra mágica que transforma o planejamento em resultados efetivos.

 

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Texto de Roberto Adami Tranjan.