∴Cinco dicas para otimizar seu tempo!∴

 

Hoje vivemos numa era em que a velocidade das notícias é frenética. Com a internet e as redes sociais temos a sensação de que não conseguimos acompanhar essa velocidade. Tudo é para ontem. E no ambiente de trabalho? Se você estava sobrecarregado, agora tem de dar conta de responder e-mails instantaneamente, caso contrário o remetente fica desesperado; de participar de reuniões de última hora e ainda escrever atas para colocar na intranet da empresa. Com tudo isso, você é um profissional que se vangloria por fazer horas extras e nem tirar férias? Em caso positivo, é melhor rever seus conceitos.
O profissional ‘faz tudo’, que atende aos pedidos de todo mundo, leva trabalho para casa, não tem tempo de lazer e nem dá atenção para os filhos, não ganha mais pontos. Hoje é visto como capaz e eficiente aquele que cumpre prazos, tira férias anuais e tem tempo de qualidade com a sua família.
Mas, na era da ansiedade, como administrar este tempo? Como acabar com a angústia de deixar algumas tarefas para o outro dia? Abaixo algumas dicas para que o seu dia renda e você consiga sair do trabalho com o sentimento de dever cumprido:

1 - Estabeleça o que é importante para você e para o seu chefe - Além de ser necessário diferenciar o que é urgente do que é importante, precisamos nos adaptar aos pedidos de nossa chefia ou colegas. Um passo importante é sempre perguntar ao requisitante qual a urgência e o prazo para a tarefa. Muitas vezes, a atividade nem é tão urgente assim, mas, ao recebê-la, nos sentimos na obrigação de terminá-la imediatamente, prejudicando o que havíamos programado para o nosso dia de trabalho. Comunicação é uma palavra importantíssima no processo de administração de tempo.

2 - Saiba dizer “não” - Não é porque negamos a participação em uma reunião, ou não aceitamos fazer determinada tarefa em tal prazo que iremos ser taxados de preguiçosos. Ao contrário. Se tivermos boas justificativas para não comprometer as outras atividades em andamento, demonstramos o quanto temos controle de todas as tarefas. O profissional que aceita tudo que lhe é pedido, com certeza faz mais horas extras do que o necessário.

3 - Avalie se reuniões são mesmo necessárias - Reuniões são outro grande mal das grandes corporações. A quantidade de encontros para os quais somos chamados certamente poderia diminuir. Analise se realmente a reunião é necessária. Em caso positivo, envie a pauta para todos os envolvidos com antecedência, seja objetivo e controle o tempo. Caso contrário, as discussões começam a se dispersar e a reunião termina sem resultado produtivo.

4 - Não deixe que emails e mensagens instantâneas atrapalhem a sua concentração - Como lidar com e-mails intermináveis e mensagens instantâneas que nos tomam boa parte do dia? Uma dica é programar um horário para fazer cada uma destas tarefas. O e-mail pode ficar fechado, por exemplo, quando estivermos fazendo uma tarefa que exija concentração ou quando tivermos um prazo curto de entrega. As mensagens instantâneas devem ser utilizadas para facilitar o nosso dia a dia e não atrapalhar. Use os recursos de mudar seu status para ocupado ou ausente, ou simplesmente desligue quando precisar cumprir um prazo apertado.

5 - Considere um espaço para imprevistos em sua agenda - Use e abuse do seu calendário e/ou agenda e mantenha-se sempre a par de suas próximas atividades e reuniões. Porém considere sempre um tempo para os chamados “imprevistos”. Se a agenda estiver 100% cheia em um dia e algo inesperado ocorrer, a programação vai por água abaixo e você terá que ficar até mais tarde.

por Ana Carolina Franceschi Simões* (fonte revista Voce RH)

*Ana Carolina Franceschi Simões é sócia da MultiMeta Treinamentos, com experiência profissional na área de marketing e pesquisa