∴Gerenciamento de Projeto de implementação de Sistemas de TI∴

A implementação de um sistema de informação necessita de um tipo de gerenciamento de projeto especializado, já que a experiência e a prática para realização de uma implantação geralmente contam muito quando falamos em gestão de riscos, integração e comunicação.
Ao longo dos últimos anos, tenho vivenciado alguns formatos e ferramentas que auxiliam o gerente de projeto no seu trabalho. Trabalhei com sistemas próprios desenvolvidos pelas empresas nas quais prestei consultoria e com outros ERPs de mercado (como é o caso do meu atual foco: Microsoft Dynamics AX 2009).

Uma metodologia bem definida, clara e comunicada ao cliente é uma excelente forma de “colocar os pingos nos i’s” e apontar a importância do trabalho em equipe e do comprometimento com os prazos do projeto (além de apontar responsáveis por cada tarefa!!).

OBS: quando falo sobre comprometimento, falo também do cliente. Sem o apoio da equipe do cliente nenhum trabalho será viável. Vou dar um exemplo:

Imagine você sendo dono de uma transportadora e responsável pela realização da mudança de casa de uma família. Imagine que você está tentando realizar uma mudança que não é desejada ou conhecida por todos na família (apenas uma pessoa na família sabe que deve ocorrer uma mudança em alguns dias). Com certeza o resta da família não vai entender quando um bando de carregadores começarem a levar suas coisas dos seus locais.

A implantação de um sistema é como a mudança de uma casa, no que diz respeito ao gerenciamento da mudança, dos riscos da mudança e das falhas de comunicação que podem ocorrer durante a mudança.
Ainda pior, pois uma mudança termina quando os móveis e utensílios são simplesmente entregues no novo endereço. Já a implantação de um sistema necessita de treinamento, manutenção, customizações e suporte. É como se precisássemos de alguém para nos ensinar onde é a cozinha (e onde ficam as panelas e utensílios para cozinhar), onde fica o banheiro (e qual é a torneira da água quente).

O conhecimento necessário para minimização de riscos e falhas durante a execução de um projeto está diretamente vinculado a dois fatores básicos: a experiência do gerente do projeto com implantações de sistemas e as ferramentas disponibilizadas a este para realizar o gerenciamento.
Para a execução da implementação de um sistema de informações, geralmente temos que atender as seguintes fases da metodologia:
1. Levantamento e Mapeamento da Condição AtualEsta etapa tem por objetivo reconhecer a situação atual do Cliente, seus sistemas, fluxos de informações e pontos de controle. Nesta etapa não são referenciadas as funcionalidades do Sistema (como atualmente estou trabalhando com Microsoft Dynamics Ax, talvez alguns termos estejam vinculados a este modelo). São identificados todos os fluxos de processos, telas, relatórios, controles e cadastros utilizados na situação atual.O resultado desta etapa é a definição detalhada do escopo do projeto e a definição do cronograma detalhado.

2. Desenho da Solução e ParametrizaçãoCom base nos resultados da etapa anterior, nesta etapa é definido o Desenho da Solução específica para este Cliente. Nesta etapa são identificadas eventuais lacunas e necessidades de personalização / customização. Nesta etapa também são definidos os parâmetros necessários para que o sistema atenda o desenho elaborado.


3. Testes InternosA partir do Desenho da Solução e da parametrização do Sistema, em base criada na EMPRESA FORNECEDORA DA SOLUÇÃO, com dados do Cliente, são realizados e validados os testes de funcionalidade, refletindo as características, processos e condições do Cliente.


4. Testes no Cliente
Nesta etapa, são realizados testes e validações no ambiente do Cliente. Nesta etapa participam os Usuários Chave destacados pelo Cliente, que validarão o Desenho da Solução.


5. Treinamento

Esta etapa é dedicada ao treinamento de usuários chaves e usuários finais, carga de dados dinâmicos (posição de estoques, pedidos em aberto, títulos em aberto, etc.), preparando a Entrada em Produção, realizada como última atividade desta etapa.


6. Suporte Pós Entrada em ProduçãoApós a Entrada em Produção, a Equipe EMPRESA FORNECEDORA DA SOLUÇÃO acompanha e oferece suporte aos usuários chaves e usuários finais na operação do Sistema.

Não coloquei aqui uma etapa que considero requisito básico para o inicio da execução do projeto mas está presente no planejamento: a etapa INFRA_ESTRUTURA (etapa na qual são realizadas as configurações dos servidores, rede, impressoras e testes iniciais de links de internet – que em muitas vezes são requisito para suporte remoto).
Sobre a Organização do ProjetoAs entidades que participam do processo:
Patrocinador do ProjetoEsta é uma função normalmente alocada ao principal executivo da organização. Seu papel, além de análise e aprovação de necessidades de investimentos, é, principalmente, tomar as decisões solicitadas pelo Comitê Diretivo na validação e formalização de políticas e diretrizes da Empresa. O Patrocinador do Projeto também tem a importante função de cobrar e motivar a Equipe para o atingimento dos resultados nos prazos e custos planejados.Comitê DiretivoO Comitê Diretivo, formado pelo Corpo Diretivo e Gerencial da Empresa, tem a função de analisar e aprovar o Plano de Implantação, decidir sobre investimentos necessários (levados ao Patrocinador do Projeto) e mediar conflitos que surgirem durante o processo de implantação (remoção de resistências, por exemplo). O Comitê Diretivo também é responsável pela garantia das condições necessárias para o cumprimento dos prazos e objetivos dentro dos custos planejados, além de definir, orientar, validar e formalizar as ações do Gerente do Projeto.Gerente do ProjetoO Gerente do Projeto, preferencialmente de área operacional da Empresa, é o responsável pela gestão do projeto como um todo, definição e convocação das Equipes multidisciplinares (formadas de acordo com as necessidades e com objetivos e prazos definidos), gestão dos conflitos e identificação de resistências às definições adotadas. Também é o responsável pela garantia da execução das tarefas e pela documentação das atividades e definições adotadas no Projeto.Equipes FuncionaisAs Equipes Funcionais são equipes multidisciplinares formadas para atividades específicas, com objetivos formais e prazos determinados. São compostas pelo corpo técnico e operacional da Empresa, englobando todas as áreas / funções envolvidas nos assuntos que estiverem sendo tratados.
De parte da empresa fornecedora da solução, são definidos:
Diretor Executivo É o Diretor Executivo da empresa fornecedora da solução, responsável pelos produtos e serviços adquiridos pelo Cliente. Sua função é manter o canal de ligação e comunicação entre a empresa fornecedora da solução e o Corpo Diretivo e Gerencial do Cliente.Gerente do ProjetoÉ o profissional empresa fornecedora da solução, responsável pelo gerenciamento do projeto. É responsável pela definição e gestão da Equipe de Implantação, pelo acompanhamento e garantia do cumprimento do cronograma e pela gestão de conflitos que eventualmente surgirem no decorrer do Projeto. É também responsável pela manutenção e cumprimento do escopo do projeto acordado entre as empresas.Consultores de NegóciosSão profissionais com vivência e conhecimento das áreas fins abrangidas pelo escopo do projeto e são os responsáveis pela transferência do conhecimento sobre os produtos e serviços contemplados para os profissionais da Empresa Cliente.Consultores de SuporteSão profissionais da empresa fornecedora da solução, com perfil técnico em tecnologia da informação e são responsáveis pelo suporte técnico para instalação e configuração dos produtos contemplados pelo escopo do projeto.Analistas ProgramadoresSão profissionais da empresa fornecedora da solução, com perfil de análise e programação de sistemas, responsáveis pelas adequações, personalizações e customizações contempladas pelo escopo do projeto.
Dentro do processo de organização do projeto, o Cliente deve disponibilizar para a empresa fornecedora da solução um organograma funcional atualizado de sua Empresa.

Kleiton Kühn

∴Sobre as primeiras experiências profissionais∴

nascemos aptos a criatividade.
Ou por excesso de energia ou por preguiça (ou ambos). As pessoas com excesso de energia geralmente se tornam artistas, pintores, escultores, músicos. Eles procuram canalizar toda sua energia intensa de maneira a gastá-la de uma forma de ninguém nunca gastou. O trabalho desses artistas geralmente é único. Quanto mais energia tem, menor o volume de trabalho e mais único é o trabalho. Os criativos por preguiça são administradores (meu caso). Eu desde criança fui, digamos assim, “focado em processos”. Na verdade eu preferia pensar em uma forma criativa de fazer as coisas que eram geralmente feitas da mesma forma por todos.
Quando simulava guerras entre os playmobils, ao invés de derrubá-los um a um com um peteleco eu usava uma régua para derrubar todos de uma só vez ou movia o tapete abaixo deles de forma cataclísmica. Ao brincar com as bolinhas de gude sobre a cama, ao invés de recolher bolinha por bolinha eu preferia dobrar a coberta a fim de reuni-las e depois vira-las direto dentro da lata onde eram guardadas. Para subir na árvore na frente de casa (que não tinha muitos galhos de apoio baixos) preferia subir no muro e depois para o teclado e daí direto para a copa da árvore.
Sou um preguiçoso criativo e por isso meu trabalho é único e intenso.
É da minha natureza procurar alternativas para facilitar o trabalho (o meu ou de outros), fazer o trabalho de forma diferente e inteligente. Algumas pessoas sentem-se realizadas por repetir operações mecânicas e outras por conhecer linguagens e tecnologias tangíveis e específicas. Eu gosto de ver o todo de forma sistêmica e de tentar gerar uma dinâmica estável.
Quando estagiei no BANRISUL no departamento de serviços, nós estagiários éramos (inicialmente) responsáveis por responder às agências dos clientes que solicitavam extratos das contas de FGTS. O processo era esse:
· Pegar a solicitação mais antiga do bolo gigante de solicitações (que tinha solicitações de mais de um ano não atendidas);
· Descobrir o código do cliente;
· Descobrir o código das empresas do cliente;
· Pesquisar os extratos de cada uma delas, imprimindo cópias das microfichas;
· Datilografar uma carta de resposta ao cliente e encaminhá-la agência na qual o cliente solicitou;

A primeira idéia foi criar uma Linha de produção.
Cada estagiário ao invés de fazer todas as etapas do processo faria apenas uma:
· Um estagiário para pesquisar o código do cliente;
· Um para pesquisar o código das empresas nas quais o cliente trabalhou;
· Outro para pesquisar os extratos de cada uma delas, imprimindo cópias das microfichas;
· E dois para datilografar as cartas de resposta aos cliente e encaminhá-las as agências;

Eu fiquei com esta última tarefa. Em poucos dias percebi quais seria os tipos de respostas possíveis e criei documentos word que serviam como templates para cada tipo de resposta. Passei a ser o mais rápido respondedor. Com as respostas sendo mais efetivas e rápidas, o gargalo passou a ser a pesquisa de empresas dos clientes. Como eram inicialmente duas pessoas respondendo as solicitações realocamos uma para o nova restrição da nossa linha produtora: a pesquisa do código das empresas dos clientes.
Uma única pessoa realizando este trabalho já havia agilizado o processo. Agora com duas pessoas conseguimos colocar em dia esta pesquisa: cada carta que chegava era imediatamente submetida a pesquisa e aguardaria na fila da impressão das cópias das microfichas. Esta foi a ultima realocação de recurso.
Os estagiários ficaram alocados da seguinte forma:
· Um estagiário para pesquisar o código do cliente e código da empresas nas quais o cliente trabalhou;
· Dois para buscar as microfichas nos arquivos.
· Um para imprimir as cópias das microfichas;
· E um para datilografar as cartas de resposta aos cliente e encaminhá-las as agências;

Enfim, eu estava crendo neste momento que o mundo não valoriza uma formiga preguiçosa nem uma abelha criativa assim como deve estranhar uma cigarra trabalhadora que repete sempre seu cantar sem inspiração e motivação criativa.
Como podem imaginar, depois de todas estas reviravoltas acabei me entediando com o ambiente burocrático e moroso da empresa estatal, pelo menos naquela época. Hoje os tempos são outros: as empresas estatais são ágeis, produtivas e geram lucro. Não servem mais de cabide de empregos para Cargos de Confiança ou nepotismo nem para o pessoal bom do partido da situação ganhar um dinheirinho. (uma pitada de ironia e sarcasmo nunca é demais!). Estava na hora de aprender mais sobre outros negócios, pois o trabalho em uma estatal definitivamente não era o meu caminho.
Fui aprender sobre Qualidade em outra empresa. Mas esta é outra história...