∴Gerenciamento de Projeto de implementação de Sistemas de TI∴

A implementação de um sistema de informação necessita de um tipo de gerenciamento de projeto especializado, já que a experiência e a prática para realização de uma implantação geralmente contam muito quando falamos em gestão de riscos, integração e comunicação.
Ao longo dos últimos anos, tenho vivenciado alguns formatos e ferramentas que auxiliam o gerente de projeto no seu trabalho. Trabalhei com sistemas próprios desenvolvidos pelas empresas nas quais prestei consultoria e com outros ERPs de mercado (como é o caso do meu atual foco: Microsoft Dynamics AX 2009).

Uma metodologia bem definida, clara e comunicada ao cliente é uma excelente forma de “colocar os pingos nos i’s” e apontar a importância do trabalho em equipe e do comprometimento com os prazos do projeto (além de apontar responsáveis por cada tarefa!!).

OBS: quando falo sobre comprometimento, falo também do cliente. Sem o apoio da equipe do cliente nenhum trabalho será viável. Vou dar um exemplo:

Imagine você sendo dono de uma transportadora e responsável pela realização da mudança de casa de uma família. Imagine que você está tentando realizar uma mudança que não é desejada ou conhecida por todos na família (apenas uma pessoa na família sabe que deve ocorrer uma mudança em alguns dias). Com certeza o resta da família não vai entender quando um bando de carregadores começarem a levar suas coisas dos seus locais.

A implantação de um sistema é como a mudança de uma casa, no que diz respeito ao gerenciamento da mudança, dos riscos da mudança e das falhas de comunicação que podem ocorrer durante a mudança.
Ainda pior, pois uma mudança termina quando os móveis e utensílios são simplesmente entregues no novo endereço. Já a implantação de um sistema necessita de treinamento, manutenção, customizações e suporte. É como se precisássemos de alguém para nos ensinar onde é a cozinha (e onde ficam as panelas e utensílios para cozinhar), onde fica o banheiro (e qual é a torneira da água quente).

O conhecimento necessário para minimização de riscos e falhas durante a execução de um projeto está diretamente vinculado a dois fatores básicos: a experiência do gerente do projeto com implantações de sistemas e as ferramentas disponibilizadas a este para realizar o gerenciamento.
Para a execução da implementação de um sistema de informações, geralmente temos que atender as seguintes fases da metodologia:
1. Levantamento e Mapeamento da Condição AtualEsta etapa tem por objetivo reconhecer a situação atual do Cliente, seus sistemas, fluxos de informações e pontos de controle. Nesta etapa não são referenciadas as funcionalidades do Sistema (como atualmente estou trabalhando com Microsoft Dynamics Ax, talvez alguns termos estejam vinculados a este modelo). São identificados todos os fluxos de processos, telas, relatórios, controles e cadastros utilizados na situação atual.O resultado desta etapa é a definição detalhada do escopo do projeto e a definição do cronograma detalhado.

2. Desenho da Solução e ParametrizaçãoCom base nos resultados da etapa anterior, nesta etapa é definido o Desenho da Solução específica para este Cliente. Nesta etapa são identificadas eventuais lacunas e necessidades de personalização / customização. Nesta etapa também são definidos os parâmetros necessários para que o sistema atenda o desenho elaborado.


3. Testes InternosA partir do Desenho da Solução e da parametrização do Sistema, em base criada na EMPRESA FORNECEDORA DA SOLUÇÃO, com dados do Cliente, são realizados e validados os testes de funcionalidade, refletindo as características, processos e condições do Cliente.


4. Testes no Cliente
Nesta etapa, são realizados testes e validações no ambiente do Cliente. Nesta etapa participam os Usuários Chave destacados pelo Cliente, que validarão o Desenho da Solução.


5. Treinamento

Esta etapa é dedicada ao treinamento de usuários chaves e usuários finais, carga de dados dinâmicos (posição de estoques, pedidos em aberto, títulos em aberto, etc.), preparando a Entrada em Produção, realizada como última atividade desta etapa.


6. Suporte Pós Entrada em ProduçãoApós a Entrada em Produção, a Equipe EMPRESA FORNECEDORA DA SOLUÇÃO acompanha e oferece suporte aos usuários chaves e usuários finais na operação do Sistema.

Não coloquei aqui uma etapa que considero requisito básico para o inicio da execução do projeto mas está presente no planejamento: a etapa INFRA_ESTRUTURA (etapa na qual são realizadas as configurações dos servidores, rede, impressoras e testes iniciais de links de internet – que em muitas vezes são requisito para suporte remoto).
Sobre a Organização do ProjetoAs entidades que participam do processo:
Patrocinador do ProjetoEsta é uma função normalmente alocada ao principal executivo da organização. Seu papel, além de análise e aprovação de necessidades de investimentos, é, principalmente, tomar as decisões solicitadas pelo Comitê Diretivo na validação e formalização de políticas e diretrizes da Empresa. O Patrocinador do Projeto também tem a importante função de cobrar e motivar a Equipe para o atingimento dos resultados nos prazos e custos planejados.Comitê DiretivoO Comitê Diretivo, formado pelo Corpo Diretivo e Gerencial da Empresa, tem a função de analisar e aprovar o Plano de Implantação, decidir sobre investimentos necessários (levados ao Patrocinador do Projeto) e mediar conflitos que surgirem durante o processo de implantação (remoção de resistências, por exemplo). O Comitê Diretivo também é responsável pela garantia das condições necessárias para o cumprimento dos prazos e objetivos dentro dos custos planejados, além de definir, orientar, validar e formalizar as ações do Gerente do Projeto.Gerente do ProjetoO Gerente do Projeto, preferencialmente de área operacional da Empresa, é o responsável pela gestão do projeto como um todo, definição e convocação das Equipes multidisciplinares (formadas de acordo com as necessidades e com objetivos e prazos definidos), gestão dos conflitos e identificação de resistências às definições adotadas. Também é o responsável pela garantia da execução das tarefas e pela documentação das atividades e definições adotadas no Projeto.Equipes FuncionaisAs Equipes Funcionais são equipes multidisciplinares formadas para atividades específicas, com objetivos formais e prazos determinados. São compostas pelo corpo técnico e operacional da Empresa, englobando todas as áreas / funções envolvidas nos assuntos que estiverem sendo tratados.
De parte da empresa fornecedora da solução, são definidos:
Diretor Executivo É o Diretor Executivo da empresa fornecedora da solução, responsável pelos produtos e serviços adquiridos pelo Cliente. Sua função é manter o canal de ligação e comunicação entre a empresa fornecedora da solução e o Corpo Diretivo e Gerencial do Cliente.Gerente do ProjetoÉ o profissional empresa fornecedora da solução, responsável pelo gerenciamento do projeto. É responsável pela definição e gestão da Equipe de Implantação, pelo acompanhamento e garantia do cumprimento do cronograma e pela gestão de conflitos que eventualmente surgirem no decorrer do Projeto. É também responsável pela manutenção e cumprimento do escopo do projeto acordado entre as empresas.Consultores de NegóciosSão profissionais com vivência e conhecimento das áreas fins abrangidas pelo escopo do projeto e são os responsáveis pela transferência do conhecimento sobre os produtos e serviços contemplados para os profissionais da Empresa Cliente.Consultores de SuporteSão profissionais da empresa fornecedora da solução, com perfil técnico em tecnologia da informação e são responsáveis pelo suporte técnico para instalação e configuração dos produtos contemplados pelo escopo do projeto.Analistas ProgramadoresSão profissionais da empresa fornecedora da solução, com perfil de análise e programação de sistemas, responsáveis pelas adequações, personalizações e customizações contempladas pelo escopo do projeto.
Dentro do processo de organização do projeto, o Cliente deve disponibilizar para a empresa fornecedora da solução um organograma funcional atualizado de sua Empresa.

Kleiton Kühn